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【应用案例赏析】视频会议系统在集团型企业中的应用

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内容简介

1 应用背景   某集团公司是国务院国资委监管的中央企业,是集资产管理、资本运营和生产经营于一体的大型国有独资公司。该集团公司作为首批董事会试点中央企业,采取“战略管控 +财务管控”的管控模式,实行三级法人体制,集团定位于战略投资中心,下属二级板块企业定位于经营管理中心,三级成员企业定位于成本利润中心。集团公司控股二级板块公司4 家,下辖三级成员企业 70 多户,直接控股成员企业 3 家,现有员工约 8 万人。集团所属成员企业遍布于全国 24 个省( 区、市) 和赞比亚、印度等国家,其中 10 余户成员企业为国家大型一类、二类企业。集团公司总部设办公室( 信息化办公室) 、战略投资部( 安全生产部、科技管理部) 、法律事务部( 政策研究室) 、审计风险部( 纪检监察部)、资产财务部、人力资源部( 董事办公室、党委组织部) 、党群工作部( 企业文化部、团委) 、信访办公室( 工会办公室) 等部室。总部机关管理人员控制在 60 人左右。结合确保集团整体健康稳定发展的整体战略思路,集团公司提出必须着手解决以下问题:   ( 1) 面临国际化的发展机遇,如何迎接进行跨区域、跨国家经营管理所带来的挑战;   ( 2) 产品多元化、流程复杂化状况下,集团内产业链上下游企业或厂区如何有效协同;   ( 3) 所属企业分散,人、财、物如何管控;   ( 4) 如何降本增效,在降低成本的同时增强同业竞争力。这些问题的解决,离不开反复沟通。在各项工作的组织中,如何将领导者的意图及时准确地传递到各级执行者,并及时得到信息反馈,是必需解决的问题。而视频会议系统的应用却恰恰是集团公司解决以上问题的一把利器。   2 现状分析   2006 年,集团公司建立三级法人组织体系,同时集团公司总部组织架构基本确立。体系成熟、工作机制确立后,集团公司与所属企业间,很多工作需要及时沟通。信息传递的准确性、及时性上暴露出许多亟待解决的问题。   (1) 公文不能及时传递,文字信息滞后,工作效率低。当时集团公司尚未建立办公平台,公文传递手段是邮局传递、传真机传送; 传递介质为纸质文件。速度慢,存在交换环节丢失、反馈不及时等现象。   (2) 紧急待办事宜多使用电话沟通,信息多部门、多层级传递困难。普通电话沟通是一对一完成的。如遇多头事宜及需要再次传达事宜不可避免有失真现象。   (3) 面对面会议,参加人到场困难,不好组织;公司有两个会议室,利用率很低; 总部出差人员及会议相关的外地工作人员,参会出勤无法保障。   (4) 随着集团整体业务的迅速扩展,与国外企业、专家沟通交流日趋频繁,需要高效便捷的会议组织方式。   3 应对措施   鉴于集团下属企业跨领域、跨地域甚至跨国家的特点,以及集团公司人员编制少,领导及员工出差多,很多事宜急于迅速快捷沟通协调的具体需求,作者提出两种解决方案,一是建立视频会议系统,二是建立电话会议系统。

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